Willkommen zu unserem umfassenden Leitfaden über den optimalen RFQ-Prozess (Request for Quotation). In diesem Blogbeitrag werden wir uns eingehend mit den verschiedenen Aspekten dieses wichtigen Prozesses im Einkauf und in der Beschaffung beschäftigen.
Unser Ziel ist es, Ihnen nicht nur ein tiefes Verständnis des RFQ-Prozesses zu vermitteln, sondern auch praktische Tipps und Strategien an die Hand zu geben, mit denen Sie Ihre Beschaffungsprozesse effizienter und effektiver gestalten können.
Grundlagen des optimalen RFQ-Prozesses
Der RFQ-Prozess ist ein grundlegendes Werkzeug sowohl im operativen als auch im strategischen Einkauf. Er bezeichnet die Anfrage eines formellen Angebots, auf dessen Basis ein Kaufvertrag abgeschlossen werden kann. Dieser Prozess ist besonders wichtig, da er die rechtliche Grundlage für den Kaufvertrag bildet und sowohl ein Angebot als auch eine Annahme durch die Gegenpartei erfordert.
Im Rahmen des RFQ-Prozesses werden alle relevanten Vereinbarungen getroffen. Der Käufer nennt dem Verkäufer die gewünschten Mengen, Losgrößen, Liefertermine und vor allem die exakte Art und Beschaffenheit des gewünschten Produkts. Bei neuen Geschäftsbeziehungen oder technischen Änderungen ist es oft ratsam, zunächst die Machbarkeit des Produkts über einen „Request for Information (RFI)“ zu klären.
Schritte eines effizienten RFQ-Prozesses
Um den Anfrage-Prozess möglichst effizient zu gestalten macht es Sinn die einzelnen Schritte in der richtigen Reihenfolge umzusetzen. Müssen beispielsweise technische Inhalte, während kaufmännischen RFQ Phase nachgearbeitet werden, kann es zu Mehraufwand für Lieferanten und Einkäufer kommen. Gegebenenfalls muss der Prozess sogar neu gestartet werden.
Details zu den einzelnen Schritten lesen sie in unserem Beitrag zu RFQ, RFP und RFI.
Digitalisierung des RFQ-Prozesses
Die Digitalisierung hat den RFQ-Prozess erheblich beeinflusst. Der Einsatz von ERP-Systemen ermöglicht es, den Prozess zu digitalisieren und zu automatisieren, was zu einer erheblichen Effizienzsteigerung führt. Diese Systeme bieten die Möglichkeit, Angebotsparameter wie Preise, Losgrößen und Lieferzeiten pro Produkt direkt in die Datenbank einzuspeisen, wodurch Zeitverluste und Fehlerquellen minimiert werden
Lieferantenportale ermöglichen es den Lieferanten die Angebote online abzugeben. Einkäufer können somit die strukturiert erfassten Daten übersichtlich auswerten.
Das Lucanaportal bietet einen strukturierten Prozess für Anfrage, Angebotsabgabe und Angebotsauswertung.
