Im Lucanaportal sind die Einkäufer die Administratoren. Für den Start sind keine besonderen IT-Kenntnisse nötig und es liegt vollständig bei Ihnen, wie schnell Sie starten.
Einfach Daten hochladen und die Vorteile der digitalen Auftragsbestätigung via Lucanaportal genießen. Keine langwierigen Vorbereitungs-Workshops, keine IT-Projektteams und keine langwierigen Schnittstellenarbeiten.
Zudem finden Sie Unterstützung in unseren online Anleitungen und Video-Leitfäden, sollten doch Fragen bezüglich Funktionen oder Konfiguration des Portals auftauchen.
Elektronische Auftragsbestätigung für Ihre Einkaufsorganisation
Registrieren Sie sich im Lucanaportal über die Schaltfläche „Anmelden“. Nach erfolgreicher Registrierung werden Sie direkt in der Lieferantenportal Software eingeloggt.
Bestelldaten bereitstellen und hochladen
Ihre Bestelldaten können Sie auf zwei Wegen als CSV Datei für das Lucanaportal bereitstellen:
Entweder Sie nutzen die komfortable Excel Uploadvorlage, die Sie bei der Aufbereitung Ihrer Bestelldaten für das Lucanapaortal unterstützt.
Oder Sie kreieren einen Export aus Ihrem ERP-System, der den Vorgaben der Schnittstellenbeschreibung entspricht.
Im nächsten Schritt laden sie die CSV Datei hoch. Hierfür wählen Sie im Admin-Bereich die CSV Datei mit Ihren Bestelldaten aus und laden diese in das Portal hoch.
Nun ist das Portal mit Ihren offenen Bestellungen befüllt.
Lieferanten und Einkäufer anlegen
Nachdem Sie die Bestelldaten hochgeladen haben, benötigen Sie für den Start jetzt noch die Lieferanten im Portal. Die Lieferanten können Sie ebenfalls im Admin-Bereich anlegen.
Geben Sie jeweils einen Unternehmensnamen (Kurzname), Kreditorennummer und eine Emailadresse an. Wichtig: die angegebene Kreditorennummer muss exakt mit der Kreditorennummer aus den Bestelldaten übereinstimmen. So wird sichergestellt, dass jeder Lieferant nur seine Bestellpositionen sieht.
Sobald Sie einen neuen Lieferanten angelegt haben wird dieser per Email über die Registrierung informiert. Diesen Service können Sie jedoch auch deaktivieren, wenn Sie zunächst testen oder Ihre Lieferanten lieber selbst informieren möchten. In diesem Fall können die Lieferanten ihre eigenen Passwörter über die Passwort-Vergessen Funktion im Anmelden-Menü erstellen.
Arbeiten mit dem Lucanaportal
Mit dem Lucanaportal pflegen die Lieferanten die elektronischen Auftragsbestätigungen für Sie. Sie erhalten strukturierte Bestätigungsdaten statt unvollständige Informationen in Formaten, die sich von Lieferant zu Lieferant unterscheiden.
Bestellungen online bestätigen
Nach dem Login sehen die Lieferanten alle Bestellpositionen, die ihre Kreditorennummer aufweisen.
Mit 3 einfachen Schaltflächen können die Lieferanten die Position direkt bestätigen, bearbeiten oder ablehnen.
Akzeptieren: Die Bestellposition wird bestätigt wie bestellt.
Bearbeiten: Hier kann ein abweichender Liefertermin hinterlegt werden, der Bestellpreis (falls dieser im Portal hinterlegt ist) abgelehnt werden oder ein Kommentar eingetragen werden.
Zudem kann eine weitere abweichende Bestätigung gepflegt werden, sollte sich ein Termin verschieben.
Ablehnen: Der Bestellposition wird der Status „Abgelehnt“ zugewiesen.
Sowohl Lieferanten als auch Einkäufer können Bestätigungen pflegen. Dies ist insbesondere in Online-Meetings zu Projektstatus von Interesse. Im Portal wird dokumentiert, wer welche Bestätigung gepflegt hat.
Bestellstatus im Überblick behalten
Jeder Bestellposition wird mindestens ein Status zugewiesen, nach dem die Bestellliste gefiltert werden kann.
So finden Sie schnell alle Positionen die unbestätigt sind, abweichend bestätigt oder abgelehnt wurden. Zudem können Sie und Ihre Lieferanten erkennen, wenn Bestellpositionen überfällig werden.
Historie der Bestätigung
Ihnen und den Lieferanten steht die volle Historie der elektronischen Bestellbestätigung zur Verfügung. Somit ist immer klar, wer wann was bestätigt hat.
Insbesondere bei langfristigen Bestellungen, bei denen es durchaus zu Veränderungen des Termins kommen kann, ist diese Information interessant.
Auch bei Bestätigungen von Preisen sollten Sie diese Funktionalität nutzen. Denn die Historie gibt beiden Seiten Sicherheit, weil genau erfasst wird zu welchem Zeitpunkt welcher Preis bestätig wurde.
Bestellbestätigeungen exportieren
Sie können das Lucanaportal alleinstehend nutzen, um den Überblick über Ihre elektronischen Bestellbestätigungen zu erhalten oder Sie können die Bestätigungsdaten exportieren, um die anschließend in Ihr ERP-System zu importieren (Schnittstelle zu Ihrem ERP-System nicht im Funktionsumfang des Lucanaportals enthalten).
Schneller und Einfacher Start
Zügiger Start
Die Zeit zum Aufsetzen des Lucanaportals lässt sich eher in Minuten bemessen als in Tagen, Wochen und Monaten wie bei anderen Lieferantenportalen.
Unser Tipp: Registrieren Sie sich für einen Testaccount, laden Sie die Daten für 2-3 Lieferanten hoch, registrieren Sie die ausgewählten Lieferanten im Portal. Für jeden der Schritte finden Sie eine Video-Anleitung, die Ihnen die Abläufe genau erklärt. Bei Projekten anderer Erstnutzer waren diese Schritte in deutlich weniger als einer Stunde abgeschlossen.
So können Sie schnell Ihre ersten Erfahrungen sammeln.
Kostenlos testen für einen Monat
Sie können das Lucanaportal für einen Monat kostenlos im S-Tarif testen.
Somit können Sie sich selbst von den Vorteilen des Lucanaportals zur digitalen Kommunikation mit Ihren Lieferanten überzeugen. Zu denen gehört nicht nur die elektronische Auftragsbestätigung sondern auch die digitale Anfrage und Angebotsauswertung.
Für den Testaccount werden keine Konto- oder Kreditkarten Daten benötigt. Sie starten völlig unverbindlich. Sollte Ihnen die Lösung wider Erwarten nicht gefallen, läuft Ihr Account (mit einer Vorwarnung) nach einem Monat aus und Ihre Daten werden wenig später gelöscht.
Umschalten auf regulären Account
Konnten wir Sie von unserer Lösung überzeugen, schalten Sie um auf einen dauerhaften Account.
Wählen Sie im Admin-Bereich einen passenden Tarif aus und hinterlegen Sie nach Zahlung die Vertragsdaten. Während die Prüfung der Vertragsdaten läuft, starten Sie bereits mit der Einrichtung des Portals durch.
Erfahren Sie noch mehr
Für mehr Informationen zur Einrichtung des Lieferantenportals