Digitalisierung von Einkaufsprozessen
Die Digitalisierung im Einkauf kann insbesondere für KMUs einen Wettbewerbsvorteil darstellen. Beschaffungsprozesse erfordern häufig einen großen Zeitaufwand im operativen Einkauf / Beschaffung und dem Supply-Chain-Management dar. Mittels Optimierung und Digitalisierung mittels Lieferantenportal kann dieser Zeitaufwand reduziert werden.
Statt beispielsweise Informationen manuell in Systemen zu erfassen können Schnittstellen, Plattformen oder Software-as-a-Service (SaaS) Lösungen genutzt werden um Daten in den ERP-Systemen zu erfassen.
Die Ziele der Beschaffung bestehen meist darin eine termingenaue Versorgung mit Material sicherzustellen und andere Abteilungen des Unternehmens bestmöglich mit aktuellen Daten zu versorgen. Von besonderer Relevanz dabei sind die Bestätigungen von Bestellungen inklusive der erwarten Liefertermine. Um beides sicherzustellen ist Transparenz in den Einkaufsprozessen hilfreich. Einkaufs und SCM Software wie EDI, WebEDI und Lieferantenportale helfen dabei Daten digital zwischen Einkäufer und Lieferanten auszutauschen, die Eindeutigkeit der Daten sicherzustellen und Abweichungen erkennbar zu machen.
Anbindung an ERP Systeme
Um Einkaufs und SCM-Spftware möglichst effektiv einsetzen zu können ist eine Anbindung an das ERP-System sinnvoll. Viele größere Lösungen (wie SAP MM, SAP SRM, abas, Navision, uvm.) Bringen diese Möglichkeiten mit sich.
Manche Anbieter stellen bereits eigene SCM-Software zur Verfügung die zur digitalen Cooperation mit Lieferanten genutzt werden kann. Doch auch die Anbindung von externer Software ist an die meisten ERP-Systeme möglich.
Insbesondere bei den Bestellungen des Einkaufs sind die meisten Systeme sehr ähnlich strukturiert. Es gibt Bestellungen und Bestellpositionen in denen Lieferant, Material, Menge, Preis und Termin, sowie diverse Rahmenbedingungen geregelt sind. Ggf wird ein Source to Contract Bezug genutzt um auf Rahmenvertrag zu referenziert. Die Auftragsbestätigung der Lieferanten werden den Informationen der Bestellpositionen gegenüber gestellt. Da die Informationen stets sehr ähnlich strukturiert sind können die Daten der meisten Systeme problemlos in ein Lieferantenportal oder andere externe SCM-Software übergeben werden.
Lieferantenportale, Edi und WebEDI
Neben den analogen Verfahren der Auftragsbestätigung (Email, Fax, Papier) stehen 3 gängigen Verfahren zur digitalen Datenübermittlung zur Verfügung. Mit allen 3 Verfahren schaffen Sie eine unterschiedlich starke Software Anbindung Ihrer Lieferanten.
EDI (Electronic Data Interchange) werden Daten wie Bestellung, Bestellbestätigung, Lieferavise und Rechnungen vollautomatisch zwischen den ERP Systemen von Buyer und Supplier ausgetauscht.
Hierfür werden EDI taugliche ERP Systeme (wie SAP, Oracle, abas uvm.) auf beiden Seiten benötigt, die Dateien im definierten EDI-Format erzeugen und austauschen können. Hierin besteht auch die wichtigste Einschränkung des EDI, da insbesondere kleinere Unternehmen und Lieferanten nicht die technischen Voraussetzungen erfüllen können. Zudem wird ggf. ein kostenintensiver EDI-Anbieter als Mittler benötigt.
WebEDI ermöglicht auch kleineren Lieferanten, ohne EDI-fähiges ERP System, elektronische Auftragsbestätigung zu übermitteln. Hierfür loggt sich der Lieferant auf einer Weboberfläche ein, um die Bestätigungsdaten zu pflegen. Die Daten werden dann mittels der EDI Schnittstelle in das ERP System des einkaufenden Unternehmens übertragen.
Lieferantenportale sind dem WebWDI sehr ähnlich. Sie können jedoch über andere Schnittstelle mir dem ERP System kommunizieren und zusätzliche Funktion zur Kooperation zwischen Einkäufer und Lieferanten anbieten. Dazu gehören unter anderem Angebotsanfragen (RFQ / RFX), Auswertungen, Dokumentenarchive, Terminbestätigungen und Lieferavise. Jede Art von ERP System kann mittels einer passendem Schnittstelle an ein Lieferantenportal angebunden werden. Die Lieferanten benötigen nur einen Internetzugang um mit dem Portal arbeiten zu können, was auch kleinen Unternehmen die digitale Kooperation ermöglicht.
Das Lucanaportal kommt auch ohne eine Software-Schnittstelle aus, da Daten mittels einer CSV Datei übergeben werden können. Somit sinkt nochmals die Hürde bei der Implementierung.
Lieferantenportal als SaaS Lösung oder Platform as a Service
Lieferantenportale werden häufig als Software an das ERP System angebunden und auf Servern des Unternehmens ausgeführt. Dies kann eine aufwändige Installation und Konfiguration der Software erfordern. Somit kann die Einführung eines Lieferantenportals zu einem langwierigen und aufwändigen Digitalisierungsprojekt werden.
Innerhalb einer Software oder Platform as a Service Lösung wird der Aufwand der Einrichtung und Anbindung von Lieferanten reduziert. Hierfür ist lediglich die Registrierung innerhalb der Plattform des Softwaredienstleisters nötig. Da die Software durch den Anbieter als buchbarer Service zur Verfügung gestellt wird, wodurch der Aufwand einer Installation entfällt. Auch Updates der Lösung werden häufig direkt zur Verfügung gestellt und müssen nicht durch die IT Abteilung durchgeführt werden.
Ein Lieferantenportal kann auch in Form einer Cloud-basierten Lösung realisiert werden. Somit liegen alle Daten an einem zentralen Ort auf den Einkäufer und Lieferanten über eine Weboberfläche zugreifen können.
Wenn ein Lieferantenportal als SaaS Lösung gebucht wurde, kann die Konfiguration der Lösung erfolgen. Je nach Art der Lösung kann die Konfiguration in Eigenregie oder mit Unterstützung des Anbieters vorgenommen werden.
Procure to Pay Prozess
Der Procure to Pay (auch P2P) deckt sämtliche Aktivitäten von Bestellung bis Bezahlung der Rechnung ab. Neben dem Warenstrom, der durch den Beschaffungsprozess gesteuert wird, fallen eine Vielzahl Informationen entlang dieses Geschäftsprozesses an.
BANFen (Bestellanforderungen) bilden meiste den digitalen Startpunkt des Beschaffungsprozesses innerhalb des ERP Systems. Bestellungen werden aus dem ERP System meist digital, häufig als Email, übermittelt. Auftragsbestätigungen und Lieferavise werden von den Lieferanten zur Bestätigung und dem Datenabgleich zugesandt.
Mit Lieferscheinen und Rechnungen endet meist der P2P Prozess des operativen Einkaufs.
Um den manuellen Arbeitsaufwand zu reduzieren wird insbesondere bei der Verarbeitung der Rechnung auf e-invoicing oder OCR Software gesetzt, um die Informationen digital zu erfassen und Daten abzugleichen. Während die OCR Software beispielsweise PDF Dateien (teilweise KI optimiert) ausliest wird beim e-invoicing ein definierter Rechnungsdatensatz zwischen den ERP Systemen von Lieferant und Einkäufer ausgetauscht.
Während die Übermittlung von e-invoices oder das Auslesen von Rechnungen per OCR sehr gängig ist, werden Auftragsbestätigungen eher selten auf diese Weise verarbeitet. Dies ist der größeren Anzahl an mögichen Abweichungen zwischen Bestellung und Bestätigung und den daraus resultierenden Klärungesvorgängen geschuldet. Lieferantenportale helfen dabei die Abweichungen möglichst gering zu halten und die Daten so eindeutig wie möglich abzugleichen. Somit ermöglichen Lieferantenportale auch die Auftragsbestätigung im Procure-to-Pay Prozess zu digitalisieren.
Die konsequente Digitalisierung und Automatisierung der Auftragsbestätigung ermöglicht zudem Geschäftsprozesse zu automatisieren, die von diesen Informationen abhängig sind. Dies beinhaltet beispielsweise Terminbestätigungen an Kunden und Planungsvorgänge der Produktion.
Die Vorteile der Digitalisierung des Procure to Pay Prozesses im Bestellwesen beschränken sich dabei nicht nur auf die Nachschub Versorgung mit produktionsmaterial und Handelswaren. Auch für die indirekte Beschaffung sind die transparenten Informationen, die durch einen digitalen procure to Pay Prozess generiert werden ein klarer Vorteil in Sachen Transparenz.
Digitalisierung im Einkauf: Chance für kleine und mittlere Unternehmen
Digitalisierung von Geschäftsprozessen in der Beschaffung auch für kleine und mittlere Unternehmen.
Während große Unternehmen schon lange Lösungen wie Edi einsetzten oder mit ihren Lieferanten per WebEDI oder Lieferantenportalen kooperieren, sind diese Lösungen für kleinere Unternehmen meist mit zu hohen Investitionen verbunden. Zudem übersteigt der Funktionsumfang häufig die pragmatischen Anforderungen und führt zu einem großen Implementierungsaufwand.
Doch auch kleinere Unternehmen stehen in Einkauf und Beschaffung vor den gleichen Herausforderungen wie große Unternehmen und können durch Digitalisierung und Automatisierung Ressourcen nutzbringender einsetzen.
Wir finden auch kleineren Unternehmen sollten die Vorteile eines Lieferantenportals zur Verfügung stehen.
Das Lucanaportal ist daher genau für kleinere Unternehmen ausgelegt. Unserer Lieferantenportal Software bietet einen klaren und schlanken Funktionsumfang der innerhalb von weniger als einer Stunde eingerichtet werden kann. Die Einrichtung können Sie mittels unserer verständlichen Anleitungen selbst vornehmen oder Sie erhalten auf Anfrage unsere Unterstützung.
Wir stehen Ihnen gerne für Fragen zur Verfügung.